Schelstraete Delacourt Associates

Privacyverklaring

1. Introductie – wie wij zijn

Schelstraete Delacourt Associates Groep (hierna “SDA”, “wij” of “ons”) hecht veel belang aan uw privacy en vindt het belangrijk dat uw persoonsgegevens (hierna “uw gegevens”) steeds met de nodige zorg en vertrouwelijkheid worden behandeld.

Schelstraete Delacourt Associates Groep bestaat uit de volgende vennootschappen:

Schelstraete Delacourt Associates NV, met maatschappelijke zetel te Bagattenstraat 165, 9000 Gent (België) en ingeschreven bij de KBO onder nummer 0439.928.256;
Schelstraete Delacourt Associates BV, met maatschappelijke zetel te Bavinckhouse - Prof. J.H. Bavincklaan 2, 1183AT Amstelveen (Nederland), ingeschreven bij de KVK onder nummer 24253488;
Schelstraete Delacourt Associates SARL, met maatschappelijke zetel te Rue de l’industrie, 8399 Windhof (Luxemburg), ingeschreven bij de RC onder nummer B223190.

Deze privacyverklaring (hierna “Privacyverklaring”) verduidelijkt waarom wij uw gegevens verzamelen en wat wij hiermee doen. Indien u na het lezen van deze Privacyverklaring nog vragen heeft, kan u steeds terecht bij uw gekende contactpersoon bij ons. U kan ons ook steeds bereiken via onderstaande contactgegevens: page1image52509936

via de website: www.s-d-a.eu/en/contact
via e-mail: privacy@s-d-a.eu
via brief:

Schelstraete Delacourt Associates Groep
t.a.v. privacyafdeling
Bagattenstraat 16
B-9000 Gent
België

2. Wat is het toepassingsgebied van deze Privacyverklaring?

Deze verklaring geldt alleen voor de gegevens die SDA als verwerkingsverantwoordelijke verwerkt. Dit betekent dat wij het doel en de middelen voor de verwerking van uw gegevens (mede) bepalen. In titel 4 van deze Privacyverklaring gaan wij dieper in op de situaties waarin wij optreden als (gezamenlijke) verwerkingsverantwoordelijke.

Wij kunnen al verduidelijken dat deze Privacyverklaring van toepassing is op de verwerking van gegevens van (1) klanten die van ons diensten afnemen, (2) kandidaten in het kader van onze wervings- en selectiedienstverlening of in verband met rechtstreekse diensten die deze kandidaten van ons zouden afnemen, en (3) zakenpartners die ons bijstaan bij het verlenen van onze diensten aan onze klanten en kandidaten, of die wij bijstaan bij het verlenen van diensten aan hun klanten, bijvoorbeeld door hen waar passend kandidaten aan te reiken die hiermee toestemmen (bv. in het kader van een opdracht met een internationaal karakter). Ook de gegevens van voormalige en potentieel (gezamenlijke) toekomstige klanten, kandidaten en zakenpartners worden zo goed en zorgvuldig mogelijk behandeld en beveiligd, conform deze Privacyverklaring.

Onder ‘verwerking van gegevens’ verstaan wij elke verwerking van gegevens die u als natuurlijke persoon kunnen identificeren. Over welke gegevens het dan precies gaat, leest u verder in deze Privacyverklaring. Het begrip ‘verwerking’ is ruim en dekt onder andere het verzamelen, bewaren, gebruiken of verspreiden van uw gegevens.

3. Wat wij doen met uw gegevens

Wanneer verzamelen wij uw gegevens als (gezamenlijke) verwerkingsverantwoordelijke?

Wij kunnen gegevens van u verwerken als:

u ons contacteert of heeft gecontacteerd:

vb. een bezoek aan onze website www.s-d-a.eu;
vb. het invullen van het contactformulier op onze website;
vb. u kandidaat stellen voor een openstaande functie bij één van onze klanten, of u algemeen kandidaat stellen en u laten opnamen in onze databank met het oog op het vinden van een gepaste betrekking, of solliciteren voor een functie bij SDA zelf;
wij één van onze diensten aan u verlenen of hebben verleend, als klant, kandidaat of zakenpartner;
wij in de toekomst diensten aan u zouden kunnen verlenen, als klant, kandidaat of zakenpartner;
wij onze diensten en bedrijfsprocessen intern optimaliseren
u onze contactpersoon bent voor één van onze klanten, kandidaten of zakenpartners.

Welke gegevens kunnen wij van u verwerken?

Hieronder verduidelijken wij welke gegevens wij van u kunnen verwerken, afhankelijk van uw relatie met SDA. Dit betekent niet dat wij in alle gevallen over alle hieronder vermelde gegevens van u beschikken. Dit zal immers steeds afhangen van de concrete situatie en uw voorkeuren.

Bezoekers van onze website

Indien u onze website bezoekt, verwerken wij via het gebruik van cookies en via uw gebruik van functies die wij voorzien hebben op de website (bv. het contactformulier) mogelijk onderstaande gegevens van u. page2image52735360

• identificatiegegevens: een kopie van uw identiteitskaart (enkel om indien nodig uw identiteit te verifiëren wanneer u één van uw rechten als betrokkene wenst uit te oefenen op basis van de GDPR);

• elektronische identificatiegegevens:onder meer uw IP-adres, browsertype, locatie, verbindingsmomenten;

• contactgegevens en contactgeschiedenis: onder meer uw naam en e-mailadres bij gebruik van het contactformulier op onze website, verstuurde en ontvangen berichten (zoals via e-mail of via het contactformulier voorzien op onze website).

Klanten en zakenpartners

Van onze (contactpersonen bij onze) huidige, voormalige en potentieel toekomstige klanten en zakenpartners verwerken wij mogelijk onderstaande gegevens. Welke gegevens wij concreet van u verwerken, zal uiteraard afhangen van de concrete wervings- en selectiediensten die u als onze klant bij ons afneemt, afgenomen heeft, of mogelijk wenst af te nemen, of van de manier waarop u ons als onze zakenpartner bijstaat in de verlening van voornoemde diensten aan onze klanten. page3image52688288

identificatiegegevens: onder meer een kopie van uw identiteitskaart (enkel om indien nodig uw identiteit te verifiëren wanneer u één van uw rechten als betrokkene wenst uit te oefenen op basis van de GDPR);
contactgegevens: onder meer uw naam, adres, vast telefoonnummer, GSM-nummer, privé en/of persoonlijk e-mailadres; professionele functie;
contactgeschiedenis: onder meer verstuurde en ontvangen berichten (zoals via e-mail of via het contactformulier voorzien op onze website);
openbare gegevens: publiek beschikbare gegevens (vb. gegevens op de website van het bedrijf waartoe u behoort);
betaalgegevens: onder meer betaalkaartgegevens, rekeningnummer, indien u betalingen uitvoert naar ons of betalingen ontvangt van ons.

Kandidaten en sollicitanten

Van onze (contactpersonen bij onze) huidige, voormalige en potentieel toekomstige kandidaten voor functies die wij voor onze klanten proberen in te vullen, verwerken wij mogelijk onderstaande gegevens. Hetzelfde geldt voor kandidaten die rechtstreeks diensten afnemen van ons, personen die op ons een beroep doen voor de verlening van diensten die buiten de klassieke wervings- en selectiediensten vallen (bv. CEO-training), en personen die solliciteren voor een functie binnen SDA zelf. Vanzelfsprekend hangen de concreet verwerkte gegevens in dit geval in hoge mate af van de gegevens die u zelf aan ons verstrekt in het kader van uw kandidatuur, deze specifieke dienst of sollicitatie.

identificatiegegevens: onder meer een kopie van uw identiteitskaart (enkel om indien nodig uw identiteit te verifiëren wanneer u één van uw rechten als betrokkene wenst uit te oefenen op basis van de GDPR);
persoonlijke bijzonderheden: onder meer leeftijd, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, burgerlijke staat, nationaliteit;
contactgegevens: onder meer uw naam, adres, vast telefoonnummer, GSM-nummer, privé en/of persoonlijk e-mailadres; professionele functie;
contactgeschiedenis: verstuurde en ontvangen berichten (zoals via e-mail of via het contactformulier voorzien op onze website);
werkgerelateerde gegevens: onder meer cv, opleidingen, getuigschriften, talenkennis, werkgever (incl. historiek), beroepsactiviteiten, beroepsbekwaamheid, publicaties, salaris, assessment- & development rapporten, interviewrapport, referentieonderzoek, sociale mediaprofielen;
levensstijlvoorkeuren en persoonlijkheidsprofiel: onder meer hobby’s, sociale activiteiten, persoonlijkheid, betrokkenheid in de gemeenschap;
openbare gegevens: onder meer publiek beschikbare gegevens (vb. berichten in de pers, uw profiel op professionele sociale netwerken);

Bijzondere categorieën van gegevens

In principe zullen wij geen bijzondere categorieën van gegevens (vb. medische gegevens, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap vakorganisatie) verwerken tenzij die ons met uw uitdrukkelijke toestemming worden overgemaakt.

Het kan vereist zijn voor de uitvoering van de overeenkomst (vb. de voorlegging of beoordeling van uw kandidatuur) dat wij u vragen om uw attest van goed gedrag van zeden of andere gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten te mogen inkijken. Wij zullen deze gegevens echter niet verder verwerken en vragen u dan ook om ons geen kopie ervan ter beschikking te stellen. In het geval dat dergelijke informatie zou worden opgevraagd door andere partijen, vragen wij u – wanneer dit mogelijk is - om deze informatie rechtstreeks aan de verzoekende partij over te maken.

Wat zijn de rechtsgronden die wij gebruiken om uw gegevens te verwerken?

Wij verwerken uw gegevens enkel voor legitieme doeleinden waarbij de verwerking steeds gebaseerd zal zijn op de verwerkingsgronden die worden opgesomd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (de AVG of GDPR).

Over het algemeen verwerken wij uw gegevens omdat dit noodzakelijk is voor de uitvoering of beëindiging van de overeenkomst met onze klanten, kandidaten en zakenpartners en teneinde u onze diensten te kunnen verschaffen, of teneinde u toe te laten om uw diensten te verlenen aan ons.

Daarnaast kunnen wij uw gegevens verwerken op basis van onze gerechtvaardigde belangen die in specifieke gevallen zwaarder wegen dan enig mogelijk nadeel voor uw rechten. In deze gevallen hebben wij hiervoor een zorgvuldige beoordeling gemaakt met een grondige afweging tussen onze belangen en uw belangen, met het oog op een rechtsgeldige toepassing van deze rechtsgrond. Bovendien heeft u steeds het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens die is gebaseerd op onze gerechtvaardigde belangen. Wanneer wij ons op de rechtsgrond van onze gerechtvaardigde belangen baseren, gaat het naargelang het geval om één van de hieronder vermelde specifieke belangen:

het kunnen aanbieden van een veilige en goed functionerende website door het gebruik van strikt noodzakelijke cookies;
het verbeteren van onze dienstverlening aan onze klanten door wanneer passend en relevant een beroep te doen op een internationaal netwerk van bedrijven met expertise en ervaring in werving en selectie, door het betrekken van InterSearch WorldWide (een internationaal netwerk van ‘executive search’-bedrijven waarvan wij deel uitmaken), door InterSearch zelf en leden van dit netwerk beperkte informatie te verstrekken met het oog op de optimale uitvoering van onze opdrachten, wanneer wij van mening zijn dat het aangewezen is om dit netwerk te betrekken bij een (potentiële) opdracht (bijvoorbeeld door het internationale karakter van de (potentiële) opdracht, of de behoefte aan specifieke informatie die waardevol zou kunnen zijn voor het afronden van een opdracht met een optimaal resultaat), waarbij de gegevens die wij delen echter beperkt blijven tot wat nuttig lijkt en waarbij in normale gevallen géén of slechts in zeer beperkte mate persoonsgegevens gedeeld worden, die bovendien enkel betrekking hebben op (potentiële) klanten en nooit op kandidaten, tenzij u hiervoor als kandidaat specifiek uw toestemming zou geven;
het verbeteren van onze dienstverlening door te verzoeken om uw waardevolle feedback hierop als onze huidige of voormalige klant, kandidaat of zakenpartner, of het onderzoeken van uw interesse in nog niet aangeboden diensten met het oog op de mogelijke uitbreiding van ons aanbod als onderneming;
het verbeteren van onze dienstverlening en het rekruteringsproces door onze interne bedrijfsprocessen te optimaliseren aan de hand van automatische tools;
het verstrekken van informatie over onze activiteiten en dienstverlening, via elektronische kanalen of anderszins, waarvan wij menen dat ze u kunnen interesseren gebaseerd op de bestaande relatie die u heeft met ons als onze huidige of voormalige klant, kandidaat of zakenpartner in de context van onze wervings- en selectiedienstverlening, waarbij u steeds het absolute recht heeft om hiertegen bezwaar te maken voor zover het gaat om ‘direct marketing’;
het beperkte gebruik van publiek beschikbare informatie (zoals op het profiel van kandidaten op professionele sociale netwerken), met onder meer het oog op het kunnen aanbieden van onze diensten aan u, bijvoorbeeld in het licht van openstaande posities waarvan wij menen dat ze u kunnen interesseren en waarbij wij van oordeel zijn dat de opdrachtgever in uw profiel geïnteresseerd kan zijn;
de bestrijding van fraude en van misbruik van de diensten die wij aanbieden;
het verzekeren van de mogelijkheid tot uitoefening of verdediging in rechte van onze belangen, indien wij van oordeel zijn dat onze belangen geschaad worden en een juridische procedure zich opdringt, of indien tegen ons juridische stappen ondernomen zouden worden door een persoon die zich door ons benadeeld voelt.

Bovendien kunnen wij uw gegevens verwerken op basis van uw (uitdrukkelijke) toestemming. In het bijzonder vertrouwen wij op de toestemming als rechtsgrond ten aanzien van onze kandidaten, om hen op te nemen in onze databank en om hun kandidatuur voor te leggen aan organisaties waarbij een geschikte positie openstaat. Wanneer u ons uw mondelinge toestemming heeft gegeven om uw gegevens te verwerken sturen wij u steeds een e-mail ter bevestiging van uw akkoord. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken door contact met ons op te nemen. Wij vragen u om een mondelinge intrekking van uw toestemming steeds schriftelijk te bevestigen, dan wel uw toestemming in te trekken via e-mail of brief.

Tot slot verwerken wij uw gegevens voor wettelijke doeleinden om de wettelijke verplichtingen die op ons rusten na te komen. Zo zijn wij wettelijk verplicht om gevolg te geven aan uw verzoeken op basis van de wet- en regelgeving inzake gegevensbescherming, en moeten wij als onderneming de relevante boekhoudkundige documenten gedurende de wettelijke termijn bewaren.

Wanneer wij uw gegevens verder verwerken voor andere doeleinden dan waarvoor ze zijn verzameld, zullen wij contact met u opnemen en desgevallend onze diensten aanbieden en/of om uw toestemming vragen. Mocht dit contact telefonisch gebeuren, zullen wij u daaropvolgend een e-mail sturen waarin wij aangeven dat wij uw gegevens conform deze verklaring zullen verwerken.

Waarvoor verzamelen wij uw gegevens? Wij verzamelen uw gegevens voor verschillende doeleinden:

• operationele doeleinden: bijvoorbeeld om onze diensten gebruikersvriendelijk te houden, ons rekruteringsproces te optimaliseren, het beantwoorden van uw contactvraag, het in overweging nemen van uw sollicitatie;

• zakelijke doeleinden: bijvoorbeeld om de relaties met onze klanten, kandidaten en zakenpartners te beheren en u onze diensten aan te bieden of te verlenen, om u te informeren over ons beleid en algemene voorwaarden, het doorgeven van gegevens van kandidaten aan klanten, het factureren van de verstrekte diensten aan onze klanten, kandidaten en zakenpartners en het innen van deze bedragen, communicatie met onze medewerkers omtrent de verlening van onze diensten aan u als onze klant, uw kandidatuur als onze kandidaat of de diensten die wij u verlenen buiten het kader van werving en selectie om, of onze samenwerking met u als onze zakenpartner;

commerciële doeleinden: bijvoorbeeld het toesturen van nieuwsbrieven via e-mail of een ander kanaal, het uitvoeren van marktonderzoek, het nagaan van uw tevredenheid als onze klant, kandidaat of zakenpartner;
juridische of wettelijke doeleinden: onder meer voor juridische redenen en procedures, om te voldoen aan wetgeving en overheidsbevelen, om te kunnen voldoen aan onze interne en externe auditeisen, informatieveiligheid of ter bescherming of afdwinging van onze rechten, privacy, veiligheid of eigendom of die van andere personen.

Soms is de verstrekking van uw gegevens noodzakelijk voor het verlenen van onze diensten. Zo kunt u bijvoorbeeld niet solliciteren voor één van de openstaande betrekkingen waarvoor wij rekruteren zonder dat u ons bepaalde gegevens overmaakt en zonder dat wij deze gegevens kunnen overmaken aan de onderneming of andere organisatie die klant is bij ons of onze zakenpartners en waarbij de positie openstaat. Dit lijkt ons ook logisch aangezien onze klant of de klant van onze zakenpartner anders over onvoldoende informatie zou beschikken om uw kandidatuur te overwegen.

Wanneer wij uw gegevens wensen te verwerken voor een ander doel dan dat waarvoor de gegevens zijn verkregen, zullen wij u contacteren vóór de verdere verwerking van die gegevens.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld of worden verwerkt.

Aangezien de termijn waarvoor de gegevens kunnen worden behouden, afhangt van de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verzameld, kan de opslagperiode in elke situatie variëren. Soms zal specifieke wetgeving ons verplichten de gegevens te behouden voor een bepaalde periode. Onze bewaartermijnen voor persoonlijke gegevens zijn gebaseerd op wettelijke vereisten en een afweging van uw rechten en verwachtingen met hetgeen nuttig en nodig is voor het verstrekken van onze diensten, of het aan u toelaten om uw diensten aan ons te verstrekken.

Wij bewaren bijvoorbeeld bepaalde gegevens en correspondentie om u in de toekomst diensten aan te bieden die gelijkaardig zijn aan de u reeds aangeboden diensten. Zo kunnen wij bijvoorbeeld vroegere kandidaten of sollicitanten in de toekomst interessante voorstellen en diensten aanbieden.

Wanneer het niet langer noodzakelijk is om uw gegevens te verwerken, zullen wij uw gegevens wissen of anonimiseren. Als dit niet (technisch) mogelijk is, bijvoorbeeld omdat uw gegevens in back- uparchieven zijn opgeslagen, dan bewaren wij uw gegevens maar zullen wij deze niet verder verwerken en verwijderen deze wanneer dit mogelijk wordt.

Van wie ontvangen wij uw gegevens?

Wij kunnen uw gegevens van u rechtstreeks, van onze klanten, van openbare bronnen of van derden verkrijgen.

Indien wij uw gegevens van onze klanten verkrijgen (bv. als onze contactpersoon of potentiële kandidaat), en hierbij niet louter optreden als verwerker (bv. wanneer wij op de betrokken persoon slechts een assessment, test of specifieke evaluatie uitvoeren), nemen wij alle redelijke maatregelen om te verifiëren of de gegevens door onze klant rechtmatig verzameld en verder verwerkt zijn, en of de gegevens op basis van de gehanteerde rechtsgrond aan ons doorgegeven kunnen worden. Indien dit niet het geval blijkt, zullen wij de verwerking van de betrokken gegevens weigeren.

Indien wij uw gegevens van externe (al dan niet openbare) bronnen verkrijgen en wij uw gegevens als verwerkingsverantwoordelijke in onze systemen verwerken, zullen wij u uiterlijk op het moment van ons eerste contact met u over de verwerking van uw gegevens informeren.

Naast het consulteren van openbare bronnen zoals de Kruispuntbank van Ondernemingen, persberichten, uw profiel op professionele sociale netwerken en andere publiek beschikbare informatie, hebben wij samenwerkingsverbanden met diverse partners zoals bedrijven gespecialiseerd in het vergaren van bedrijfsinformatie, bedrijven gespecialiseerd in het aanleveren van prospectielijsten en andere gegevensleveranciers.

Wanneer wij gegevens van externe bronnen verder verwerken voor andere doeleinden dan waarvoor ze zijn verzameld, zullen wij u contacteren en u onze diensten aanbieden en/of uw toestemming vragen voor de verwerking van uw gegevens zodat u op de hoogte wordt gebracht van de verwerking van uw gegevens. Mocht dit contact telefonisch gebeuren, zullen wij u een e-mail sturen waarin wij aangeven dat wij uw gegevens conform deze Privacyerklaring zullen verwerken.

Waar bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren uw gegevens voornamelijk op IT-systemen in België. Het beheer van sommige van onze IT-systemen wordt echter uitbesteed aan derden waarbij de gegevens worden bewaard in de Europese Economische Ruimte (EER). Wij hebben ook IT-dienstverleners ingeschakeld die zich buiten de EER bevinden, wat betekent dat uw gegevens ook buiten de bovengenoemde landen kunnen worden opgeslagen. In dit geval voldoen wij echter aan de vereisten die de GDPR stelt om de adequate bescherming van uw gegevens in deze derde landen te verzekeren. Deze externe dienstverleners (bv. het bedrijf dat instaat voor de hosting van onze website) treden op als gegevensverwerkers namens ons (zie ook hieronder).

Wij delen uw gegevens met voornoemde externe dienstverleners slechts in de mate dat dit nodig is voor het desbetreffende doel. De gegevens mogen door hen niet voor andere doeleinden worden gebruikt. Bovendien zijn deze dienstverleners contractueel gebonden om de vertrouwelijkheid van uw gegevens te waarborgen door middel van een zogenaamde “verwerkersovereenkomst” die met deze partijen werd afgesloten.

Wij en onze verwerkers hebben de nodige fysieke en passende technische en organisatorische (voorzorg)maatregelen getroffen met het oog op het beveiligen van uw gegevens tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking. De toegang tot uw gegevens is voorbehouden tot personeel en derden indien die toegang noodzakelijk is voor legitieme, relevante zakelijke doeleinden.

Delen wij uw gegevens met derden?

Wij hebben verschillende gegevensverwerkers ingeschakeld voor de verwerking van uw gegevens namens ons, waaronder verbonden ondernemingen, InterSearch Worldwide en hun leden, IT- dienstverleners en andere zakelijke dienstverleners. Wij kunnen uw gegevens ook delen met andere derde partijen indien dit noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor de gegevens werden verzameld. Als u bijvoorbeeld solliciteert voor een bepaalde functie, kunnen wij uw gegevens in bepaalde gevallen doorgeven aan de desbetreffende ondernemingen of andere organisaties die klant zijn bij ons of onze zakenpartners en geïnteresseerd zijn in uw profiel.

Concreet heeft dit tot gevolg dat wij uw gegevens, voor zover nodig zoals hieronder gespecifieerd, met de volgende derden delen voor de volgende doeleinden, waarbij deze derden in bepaalde gevallen optreden als verwerkers namens ons:

postbedrijven, transport- en bezorgbedrijven voor wat betreft uw contactgegevens met het oog op het verzenden van post aan u als onze huidige, voormalige of toekomstige klant, zakenpartner of kandidaat;
betalingsdienstverleners voor de gegevens die relevant zijn voor het verwerken van uw betalingen aan ons als onze klant of zakenpartner, of voor het verwerken van (terug)betalingen door ons aan deze partijen, met het oog op een efficiënt beheer van de betalingsadministratie binnen onze onderneming;
de verwerkers die ons op IT-gebied bijstaan bij het uitbaten van onze onderneming, met het oog op een efficiënt digitaal gegevensbeheer binnen onze onderneming, waaronder het bewaren van onze bestanden aan klanten, kandidaten en zakenpartners, het uitsturen aan klanten, kandidaten en zakenpartners van transactionele e-mails zoals voor klanten in verband met de uitvoering van onze opdracht, voor kandidaten uitnodigingen voor een interview, of voor zakenpartners in verband met de uitvoering van de overeenkomst, het uitsturen van e-mails met het oog op het promoten van onze commerciële activiteiten, het hosten en beheren van onze website, mailboxen, het ons verlenen van inzicht in de manier waarop u onze website gebruikt door middel van de diensten aangeboden door Google Analytics, het beheer van onze agenda;
de verwerkers die ons op IT-gebied bijstaan bij het optimaliseren en digitaliseren van onze bedrijfsprocessen en ons daadwerkelijke rekruteringsproces;
de ondernemingen of andere organisaties die klant zijn van ons of onze zakenpartners, waarbij functies openstaan die overeenstemmen met uw profiel, of waarvoor u zich specifiek kandidaat stelt, in het bijzonder de leidinggevenden binnen deze ondernemingen of organisaties en de personen die binnen deze ondernemingen of organisaties instaan voor HR;
InterSearch Worldwide (een internationaal netwerk van executive search-bedrijven) en andere ondernemingen die lid zijn van dit netwerk wanneer wij van mening zijn dat het aangewezen is om hen te betrekken bij een (potentiële) opdracht (bijvoorbeeld door het internationale karakter van de (potentiële) opdracht, of de behoefte aan specifieke informatie die waardevol zou kunnen zijn voor het afronden van een opdracht met een optimaal resultaat), waarbij de gegevens die wij delen echter beperkt blijven tot wat nuttig lijkt en waarbij in normale gevallen géén of slechts in zeer beperkte mate persoonsgegevens gedeeld worden, die bovendien enkel betrekking hebben op (potentiële) klanten en nooit op kandidaten, tenzij u hiervoor als kandidaat specifiek uw toestemming zou verlenen;
zakenpartners op wie wij een beroep doen in het kader van de aanbieding en levering van onze wervings- en selectiediensten, om hen in staat te stellen om ons bij te staan bij het verstrekken van onze diensten aan u als onze klant;
overheidsorganen en beoefenaars van gereglementeerde beroepen zoals boekhouders en advocaten, met het oog op de naleving van onze wettelijke verplichtingen als onderneming, en de efficiënte verdediging van onze belangen in het kader van een eventueel juridisch geschil, voor wat betreft de gegevens die hier strikt noodzakelijk voor zijn.

Sommige van deze externe partijen bevinden zich buiten de EER. Als u bijvoorbeeld solliciteert voor een functie buiten de EER, kunnen wij uw gegevens in bepaalde gevallen doorgeven aan de onderneming of andere organisatie die zich buiten de EER bevindt. Wanneer we gegevens doorgeven aan externe partijen buiten de EER, zorgen we ervoor dat overdrachten van gegevens plaatsvinden in overeenstemming met de wetgeving ter zake en dat er een passend beschermingsniveau is. Daarnaast zullen we waarborgen implementeren voor dergelijke overdrachten, zoals modelcontractbepalingen.

De doorgiftes van uw gegevens aan de hierboven geïdentificeerde partijen voor de vermelde doeleinden is naargelang het geval gebaseerd op (1) de noodzaak hiervan voor de uitvoering van de overeenkomst die wij met u hebben als onze klant, kandidaat of zakenpartner, of om op uw verzoek maatregelen te nemen vóór de sluiting van dergelijke overeenkomst, (2) onze gerechtvaardigde belangen, (3) de noodzaak hiervan om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons rust, of (4) uw toestemming.

4. Wanneer treden wij op als verwerkingsverantwoordelijke?

Wij treden op als verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die wij van (de contactpersonen bij) onze huidige klanten en zakenpartners verwerken in het kader van onze samenwerking. Hetzelfde geldt voor gegevens die wij verwerken van (onze contactpersonen bij) potentiële nieuwe klanten en zakenpartners, bijvoorbeeld in het kader van een verzoek om inlichtingen met betrekking tot onze diensten. Wij treden eveneens op als verwerkingsverantwoordelijke met betrekking tot de gegevens van personen die rechtstreeks bij ons een dienst afnemen die buiten de klassieke wervings- en selectiediensten vallen (bv. CEO-trianing), en gegevens van kandidaat-medewerkers die bij ons een sollicitatie indienen omdat ze graag bij ons een functie zouden invullen.

In het kader van de wervings- en selectiediensten die wij aanbieden aan onze klanten en die de verwerking van gegevens van kandidaten impliceren, moet er echter een onderscheid gemaakt worden. Ten aanzien van de kandidaten treden wij hierbij namelijk in verschillende hoedanigheden op in het licht van de wetgeving inzake gegevensbescherming. Wij delen onze dienstverlening hiervoor op in vier componenten:

(i) Opnemen van kandidaten in onze databank

Indien wij u opnemen in onze databank van mogelijke kandidaten treden wij op als verwerkingsverantwoordelijke. Dit gaat om de loutere opname in onze databanken, zodat we uw kandidatuur later kunnen voorleggen aan klanten waarvoor wij uw profiel geschikt achten.

Vanaf het moment dat wij overgaan tot het voorleggen van uw kandidatuur aan één van onze klanten, treden wij samen met deze klant op als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken voor de verdere verwerkingsprocessen die hiermee gepaard gaan, zoals hieronder uiteengezet.

(ii) Werving & selectie

Wanneer een klant ons inschakelt om op zoek te gaan naar de meest geschikte persoon om een bepaalde positie binnen het bedrijf in te vullen, treden wij samen met deze specifieke klant op als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken.

Dit betekent dat wij samen met deze klant het doel en de middelen voor de verwerking van uw gegevens bepalen en de verantwoordelijkheid hieromtrent delen. In het kader van dergelijke opdracht zullen wij in principe onze eigen databank erop naslaan. Het staat de klant echter ook vrij om zelf mogelijke kandidaten voor te stellen, die wij dan ook mee in overweging zullen nemen voor het uitvoeren van onze opdracht.

Deze gezamenlijke verantwoordelijkheid vangt aan op het moment dat wij uw kandidatuur voorleggen aan de klant, of vanaf de klant ons vraagt om uw kandidatuur mee te nemen in onze zoektocht naar een geschikte persoon voor een concrete functie. De gezamenlijke verantwoordelijkheid eindigt op het moment dat een definitieve beslissing omtrent uw kandidatuur is gevallen.

Voor meer informatie over het geval waarin wij samen met één van onze klanten optreden als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken, verwijzen wij naar titel 5 van deze Privacyverklaring.

(iii) Uitvoeren van assessments, tests of specifieke evaluaties

Indien wij in opdracht van een klant een assessment, test of specifieke evaluatie afnemen van een door de klant aangeduide persoon, treden wij voor dit proces louter op als verwerker. Wij zijn in dat geval dan ook strikt gebonden aan de instructies van de klant. In dat geval is niet SDA, maar onze klant verwerkingsverantwoordelijke en verwijzen wij u door naar diens eigen privacybeleid- en verklaring. In dergelijke situaties dient u zich in principe dan ook tot laatstgenoemde partij te richten met uw vragen, verzoeken of klachten.

Indien wij toch een vraag, verzoek of klacht in verband met deze activiteit zouden ontvangen, maken wij deze ter behandeling over naar de klant die ons de opdracht heeft gegeven.

(iv) Optimaliseren van het rekruteringsproces

Wij onderschrijven de missie en visie van het in contact brengen van de juiste kandidaat met het juiste bedrijf voor de ideale vacature op management niveau op een efficiënte manier. Hierbij verwerkt SDA professionele gegevens niet alleen om de meest geschikte kandidaat naar voren te brengen, maar ook om dit proces te optimaliseren. Hiertoe treden wij op als verwerkingsverantwoordelijke. In dat geval verwerken wij mogelijkerwijs persoonsgegevens om ons rekruteringsproces zo efficiënt te laten verlopen aan de hand van automatische tools die manuele taken van onze medewerkers vervangen.

5. Werving en Selectie: gezamenlijke verantwoordelijkheid met onze klanten

Bij het verlenen van onze wervings- en selectiediensten aan onze klanten treden wij, zoals onder titel 4 reeds uiteengezet, voor een deel van de verwerkingsprocessen samen met onze klanten op als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken. Dit betekent dat wij samen met een specifieke klant het doel en de middelen voor de verwerking van uw gegevens vaststellen en als gevolg daarvan de verantwoordelijkheid hieromtrent delen. Een dergelijke situatie doet zich voor wanneer de klant ons inschakelt om op zoek te gaan naar de meest geschikte persoon om een bepaalde positie binnen het bedrijf in te vullen.

Wanneer wij over uw gegevens als kandidaat beschikken, heeft u steeds het recht om ons op basis van uw recht op inzage te verzoeken om de concrete klanten te identificeren aan wie wij uw gegevens verstrekt hebben in het kader van een opdracht tot werving en selectie.

In onze overeenkomst met de klant hebben wij afspraken gemaakt voor het geval waarin wij samen optreden als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken. Hierin hebben wij de verdeling van onze respectievelijke verantwoordelijkheden vastgesteld.

Wij zullen u als kandidaat steeds informeren over onze verwerkingsprocessen via deze Privacyverklaring, tenzij u reeds alle relevante informatie heeft ontvangen van onze klant. Verder staan wij en de klant vanzelfsprekend in voor het naleven van de verantwoordelijkheden die gelden voor iedere verwerkingsverantwoordelijke onder de GDPR.

Daarnaast hebben wij en onze klanten ons wederzijds verbonden om aan elkaar ondersteuning te bieden bij het naleven van de GDPR.

Onze klant is bovendien contractueel gebonden om door ons verstrekte gegevens van kandidaten te wissen van zodra deze niet langer ter zake dienen, bijvoorbeeld omdat de klant definitief beslist heeft om niet over te gaan tot aanwerving van de kandidaat.

Tot wie kan u zich in dit geval richten als betrokkene?

In dit geval kan u zich richten tot ons, alsook onze klant aan wie wij uw gegevens hebben doorgegeven met het oog op uw eventuele aanwerving.

Wij en de klant zullen elkaar in kennis te stellen van verzoeken en/of klachten die wij ontvangen in het kader van onze verwerkingsactiviteiten als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken.

In dit geval wordt de behandeling van uw verzoek toegewezen aan de partij die hiervoor het best geplaatst is in het licht van uw concrete verzoek en/of klacht. In elk geval bieden SDA en de klant elkaar wederzijds ondersteuning bij de afhandeling van dergelijke verzoeken en klachten.

Daarnaast is het mogelijk dat onze klanten, na doorgifte door ons, een beperkt aantal persoonsgegevens van u als kandidaat verder zal opslaan en verwerken. Het doel hiervan kan zijn om na te gaan welke sollicitatieprocedures van welke kandidaten via ons verliepen en hoe elke procedure verliep. Hiervoor treden onze klanten op als enige verwerkingsverantwoordelijke. Dienvolgens verwijzen wij u voor deze verwerking naar de eigen privacyverklaring van onze klanten (van wie u te allen tijde de contactgegevens aan ons mag vragen).

Voor de opslag en verwerkingen die de klant zelf uitvoert, kan u zich richten tot de klant zelf (van wie u te allen tijde de contactgegevens aan ons mag vragen).

6. Wat zijn uw rechten?

U beschikt over diverse rechten met betrekking tot de over u verwerkte gegevens door ons. Indien u beroep wenst te doen op één van de hiernavolgende rechten, gelieve ons te contacteren via de contactgegevens vermeld onder titel 1, evenals onder titel 8 en 9 van deze Privacyverklaring.

U beschikt meer bepaald over de volgende rechten:

Recht van inzage en kopie

U heeft het recht om uw gegevens in te zien en hiervan een kopie te krijgen. Onder dit recht valt ook de mogelijkheid om verdere inlichtingen te vragen omtrent de verwerking van uw gegevens, onder meer wat betreft de categorieën van gegevens die van u verwerkt worden en voor welke doeleinden dit gebeurt.

Recht van aanpassing of rectificatie

U heeft het recht om uw gegevens te laten aanpassen indien u meent dat wij beschikken over onjuiste gegevens.

Recht van gegevensuitwissing (recht op vergetelheid)

U heeft het recht om te vragen dat wij uw gegevens zonder onredelijke vertraging wissen.

Wij zullen echter niet altijd in staat zijn om een dergelijk verzoek (volledig) in te willigen, onder meer wanneer het bijhouden van bepaalde gegevens gedurende een bepaalde termijn wettelijk verplicht is.

Recht op beperking van de verwerking

U heeft het recht om de verwerking van uw gegevens te beperken. Op die manier wordt de verwerking tijdelijk stopgezet tot er bijvoorbeeld zekerheid is over de juistheid ervan.

Recht van bezwaar

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens die is gebaseerd op onze gerechtvaardigde belangen. Dit dient te gebeuren op basis van specifieke met uw situatie verband houdende redenen. In dit geval dienen wij de verwerking stop te zetten, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden aanvoeren om de verwerking voort te zetten.

U kan echter steeds bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens ten behoeve van direct marketing, waarna wij verplicht zijn de verwerking voor deze doeleinden stop te zetten.

Recht op overdraagbaarheid

U heeft het recht om uw gegevens die u zelf aan ons verstrekt heeft, in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen. Op die manier kunnen ze makkelijk aan een andere organisatie worden overgedragen

Deze uitoefening van bovenstaande rechten is echter onderworpen aan bepaalde uitzonderingen om het algemeen belang, onze belangen en belangen van andere individuen te beschermen.

Wanneer u een verzoek tot uitoefening van uw rechten indient zullen wij bij redelijke twijfel over uw identiteit, eerst en vooral uw identiteit verifiëren door middel van het opvragen van een kopie van uw identiteitskaart. Dit doen we om te voorkomen dat uw gegevens in de verkeerde handen terechtkomen. Wij verzoeken u om hierop de niet-relevante gegevens, zoals uw rijksregisternummer en foto, door te halen.

De uitoefening van uw rechten is in principe kosteloos. Wanneer uw verzoek echter kennelijk ongegrond of buitensporig is, kunnen wij u een redelijke vergoeding aanrekenen in het licht van de door ons gemaakte administratieve kosten. In datzelfde geval kunnen wij er echter ook voor kiezen om geen gevolg te geven aan uw verzoek. U wordt desgevallend steeds op de hoogte gebracht van de redenen hiervoor.

In ieder geval brengen wij u steeds uiterlijk binnen een termijn van vier weken (bij eenvoudige verzoeken) dan wel 3 maanden (bij complexe of veelvoudige verzoeken) op de hoogte van het gevolg dat aan uw verzoek wordt gegeven. In dit laatste geval informeren wij u over de redenen van de verlenging van de normale antwoordtermijn.

7. Wijzigingen aan de Privacyverklaring

Wij kunnen eenzijdig beslissen om veranderingen aan deze Privacyverklaring aan te brengen. In dat geval treedt de nieuwe versie onmiddellijk in werking. De meest recente versie is te allen tijde beschikbaar op onze website. In geval van een substantiële wijziging van deze Privacyverklaring die relevant is voor u, zullen wij u – indien mogelijk – hierover rechtstreeks informeren. De datum waarop deze Privacyverklaring voor het laatst gewijzigd is geweest, is onderaan terug te vinden.

8. Wat zijn uw klachtmogelijkheden als betrokkene?

Ondanks alles dat wij in het werk stellen om uw privacy te beschermen en de wetgeving daaromtrent na te leven, is het mogelijk dat u het niet eens bent met de manier waarop wij uw gegevens verwerken.

Vanzelfsprekend kan u in dat geval steeds contact met ons opnemen, maar daarnaast beschikt u ook over andere klachtmogelijkheden.

In geval van een klacht kan u ons steeds contacteren via onderstaande gegevens:

via de website: www.s-d-a.eu/en/contact
via e-mail: privacy@ s-d-a.eu
via brief:

Schelstraete Delacourt Associates Groep t.a.v. klacht - privacyafdeling
Bagattenstraat 165
B-9000 Gent
België

Daarnaast kunt u een klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van gegevensbescherming van de EER-lidstaat waar u gewoonlijk verblijft, u uw werkplek heeft of waar de beweerde inbreuk is begaan. Aangezien wij onze activiteiten voornamelijk uitoefenen in en vanuit

België, verwijzen wij hieronder naar de contactgegevens van de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit. Voor verdere informatie en de contactgegevens van de toezichthoudende autoriteit van elke EER-lidstaat, verwijzen wij naar de volgende websitepagina van het European Data Protection Board: https://edpb.europa.eu/about-e....

Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit U kan de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit bereiken via onderstaande contactgegevens:

online: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/acties/klacht- indienen
via e-mail: contact@apd-gba.be
via telefoon: +32 (0)2 274 48 00
via brief:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
België

In de tweede plaats, indien u schade zou lijden, kan u daarnaast ook een vordering tot schadevergoeding instellen bij de bevoegde rechtbank van de EER-lidstaat waar u gewoonlijk verblijft.

Voor meer informatie met betrekking tot klachten en mogelijkheden tot verhaal nodigen wij u uit om de volgende pagina op de website van de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit te raadplegen: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/acties/klacht-indienen.

9. Waar kan ik aanvullende informatie verkrijgen?

Wij hebben een externe Functionaris voor Gegevensbescherming (FG) aangesteld. Mochten uw vragen niet naar voldoening worden beantwoord, of indien u vragen of aanbevelingen voor onze FG zou hebben met betrekking tot gegevensbescherming in de context van onze activiteiten, kunt u steeds rechtstreeks contact opnemen met de door ons aangestelde Functionaris voor Gegevensbescherming via onderstaande contactgegevens:

via e-mail: dpo@s-d-a.eu
via brief:

Schelstraete Delacourt Associates Groep
t.a.v. DPO
Bagattenstraat
B-9000 Gent
België