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Déclaration de respect de la vie privée

1.    Introduction – Qui sommes-nous ?

Le Groupe Schelstraete Delacourt Associates (dénommé ci-après « SDA » ou « nous ») accorde une grande importance à la protection de votre vie privée et estime important que vos données à caractère personnel (ci-après « vos données ») soient toujours traitées avec le soin et la confidentialité qui s'imposent. 

Le Groupe Schelstraete Delacourt Associates se compose des sociétés suivantes :

  • Schelstraete Delacourt Associates NV/SA, ayant son siège social Bagattenstraat 165, à 9000 Gand (Belgique) et inscrite à la BCE sous le numéro 0439.928.256 ;
  • Schelstraete Delacourt Associates BV, ayant son siège social Bavinckhouse - Prof. J.H. Bavincklaan 2, à 1183AT Amstelveen (Pays-Bas), inscrite à la Chambre de commerce sous le numéro 24253488 ;
  • Schelstraete Delacourt Associates SARL, ayant son siège social Rue de l'industrie 22, à 8399 Windhof (Luxembourg), inscrite au Registre du commerce sous le numéro B223190. 

La présente Déclaration de respect de la vie privée (ci-après « Déclaration de respect de la vie privée ») précise les raisons pour lesquelles nous collectons vos données et ce que nous en faisons. Au cas où vous auriez encore des questions après lecture de la présente Déclaration de respect de la vie privée, n'hésitez pas à vous adresser à votre personne de contact auprès de notre société. Vous pouvez aussi toujours utiliser les coordonnées suivantes pour nous contacter:

Groupe Schelstraete Delacourt Associates
à l'att. du département Privacy
Bagattenstraat 165
B-9000 Gent/Gand
Belgique

2.    Champ d'application de la présente Déclaration de respect de la vie privée

La présente déclaration s'applique uniquement aux données traitées par SDA en tant que responsable (conjoint) du traitement. Cela signifie que nous définissons (conjointement) la finalité et les moyens du traitement de vos données à caractère personnel. Le titre 4 de la présente Déclaration de respect de la vie privée explique plus en détail les situations dans lesquelles nous intervenons comme responsable (conjoint) du traitement.

Nous pouvons déjà préciser que la présente Déclaration de respect de la vie privée s'applique au traitement de données (1) de clients faisant appel à nos services, (2) de candidats dans le cadre de nos services de recrutement et sélection ou dans le cadre de services directs pour lesquels ces candidats font appel à nous, et (3) de partenaires qui nous aident dans la prestation de services pour nos clients et candidats, ou que nous aidons dans le cadre de la prestation de services à leurs clients, en leur proposant par exemple des candidats (par ex. dans le cadre d'une mission à caractère international). Les données d'anciens et de futurs clients, candidats et partenaires peuvent aussi être traitées et protégées avec le plus grand soin possible, conformément à la présente Déclaration de respect de la vie privée.

Nous entendons par « traitement de données à caractère personnel », tout traitement de données pouvant permettre de vous identifier en tant que personne physique. Vous en apprendrez davantage sur les données concernées en lisant la présente déclaration de respect de la vie privée. La notion de « traitement » est large et couvre, entre autres, la collecte, la conservation, l'utilisation ou la diffusion de ces données.

3.    Que faisons-nous de vos données ?

Quand collectons-nous vos données en tant que responsable (conjoint) du traitement ?

Nous pouvons traiter des données vous concernant si :

  • vous nous contactez ou nous avez contactés : 
  • nous vous fournissons ou avons fourni un de nos services en tant que client, candidat ou partenaire ;
  • nous pourrions vous fournir des services à l'avenir en tant que client, candidat ou partenaire ;
  • nous optimisons nos services et nos processus commerciaux ;
  • vous êtes notre personne de contact pour un de nos clients, candidats ou partenaires.
  • données d'identification : copie de votre carte d'identité (uniquement si nécessaire pour vérifier votre identité si vous souhaitez exercer un de vos droits en vertu du RGPD) ;
  • données d'identification électroniques : notamment votre adresse IP, le type de navigateur, la localisation, les heures de connexion ;
  • données de contact et historiques de contacts : notamment votre nom et votre adresse e-mail lors de l'utilisation du formulaire de contact sur notre site, les messages envoyés et reçus (par ex. par e-mail ou au moyen du formulaire de contact sur notre site).
  • données d'identification : notamment une copie de votre carte d'identité (uniquement si nécessaire pour vérifier votre identité si vous souhaitez exercer un de vos droits en tant que personne concernée en vertu du RGPD) ;
  • données de contact : notamment votre nom, adresse, numéro de téléphone fixe, numéro de GSM, adresse e-mail privée et/ou professionnelle ; fonction ; 
  • historique de contacts : notamment les messages envoyés et reçus (par e-mail ou via le formulaire de contact sur notre site) ; 
  • données publiques : données disponibles publiquement (par ex. données sur le site internet de la société à laquelle vous appartenez) ;
  • données de paiement : notamment les données de carte de paiement, le numéro de compte, si vous effectuez des paiements en notre faveur ou en recevez de notre part.
  • données d'identification : notamment une copie de votre carte d'identité (uniquement si nécessaire pour vérifier votre identité si vous souhaitez exercer un de vos droits en tant que personne concernée en vertu du RGPD) ;
  • particularités personnelles : âge, sexe, date de naissance, lieu de naissance, état civil, nationalité, etc. ;
  • données de contact : notamment votre nom, adresse, numéro de téléphone fixe, numéro de GSM, adresse e-mail privée et/ou professionnelle ; fonction ; 
  • historique de contacts : messages envoyés et reçus (par e-mail ou via le formulaire de contact sur notre site) ; 
  • données liées au travail : entre autres CV, formations, certificats, connaissances linguistiques, employeurs (historique compris), activités professionnelles, compétences professionnelles, publications, salaire, rapports d'évaluation et de développement, rapports d'interview, études de référence, profils sur les réseaux sociaux ;
  • préférences de style de vie et profil de personnalité : loisirs, activités sociales, personnalité, implication dans la communauté, etc. ;
  • données publiques : entre autres données disponibles publiquement (par ex. articles dans la presse, profil sur les réseaux sociaux professionnels) ;
  • pouvoir proposer un site internet sûr et fonctionnant correctement à travers l'utilisation de cookies strictement indispensables ;
  • améliorer nos services à nos clients en faisant appel si nécessaire à un réseau international d'entreprises spécialisées en recrutement et sélection, en impliquant InterSearch WorldWide (réseau international de sociétés d'executive search dont nous faisons partie), en fournissant certaines informations à InterSearch et à ses membres en vue d'une exécution optimale de nos missions, si nous estimons recommandé d'impliquer ce réseau dans une (possible) mission (par ex. du fait du caractère international de la (possible) mission, ou en cas de besoin d'informations spécifiques pouvant être précieuses pour la conclusion d'une mission avec un résultat optimal), en partageant toutefois uniquement les données qui nous semblent utiles et sans partage ou presque, dans des cas normaux, de données à caractère personnel, portant du reste uniquement sur des clients (potentiels) et jamais sur des candidats, à moins que vous ne donniez spécifiquement votre consentement en tant que candidat ; 
  • améliorer nos services en demandant votre feed-back en tant que client, candidat ou partenaire, ou étudier votre intérêt pour des services pas encore proposés en vue d'un possible élargissement de notre offre en tant qu'entreprise ;
  • améliorer notre service et notre processus de recrutement en optimisant nos processus commerciaux internes à l’aide d’outils automatisés ;
  • fournir des informations sur nos activités et services, par les canaux électroniques ou autres, pouvant selon nous vous intéresser en fonction de votre relation en tant qu'actuel ou ancien client, candidat ou partenaire dans le contexte de nos services de recrutement et de sélection, avec le droit absolu de vous y opposer pour autant qu'il s'agisse de « marketing direct » ;
  • utiliser de manière limitée des informations disponibles publiquement (comme sur le profil de candidats sur des réseaux sociaux professionnels), en vue notamment de pouvoir vous proposer nos services, par exemple dans le cadre d'emplois vacants susceptibles selon nous de vous intéresser et si nous estimons que votre profil peut intéresser notre donneur d'ordre ;
  • lutter contre la fraude et l'utilisation abusive des services que nous proposons ;
  • préserver la possibilité d'exercer ou de défendre nos intérêts en justice si nous estimons que nos intérêts sont lésés et qu'une procédure juridique s'impose, ou si des démarches judiciaires sont lancées à notre encontre par une personne s'estimant lésée.
  • finalités opérationnelles : par exemple, pour maintenir nos services, optimiser notre processus de recrutement, répondre à votre demande de contact, tenir compte de votre candidature ; 
  • finalités professionnelles : par exemple pour gérer les relations avec nos clients, candidats et partenaires et vous proposer nos services, pour vous informer sur notre politique et nos conditions générales, transmettre des données de candidats à nos clients, facturer les services fournis à nos clients, candidats et partenaires et percevoir ces montants, communiquer avec nos collaborateurs sur la prestation de nos services en votre faveur en tant que client, sur votre candidature en tant que candidat ou sur les services que nous vous fournissons en dehors du cadre du recrutement et de la sélection, ou sur notre collaboration avec vous en tant que partenaire ;
  • finalités commerciales : par exemple pour l'envoi de lettres d'information par e-mail ou un autre canal, l'exécution d'études de marché, le suivi de votre satisfaction en tant que client, candidat ou partenaire ;
  • finalités juridiques ou légales : notamment pour des raisons ou procédures juridiques, pour répondre à la législation et aux ordres des autorités, pour répondre à nos exigences d'audit, assurer la sécurité des informations ou protéger nos droits, notre confidentialité, notre sécurité ou notre propriété ou ceux d'autres personnes. 

par ex. en cas de visite sur notre site internet www.s-d-a.eu ; 

par ex. si vous avez rempli un formulaire de contact sur notre site internet ; 

par ex. si vous posez votre candidature à un emploi vacant auprès d'un de nos clients ou si vous posez votre candidature de manière générale et vous faites enregistrer dans notre base de données en vue de trouver un emploi adapté ou posez votre candidature à un emploi auprès de SDA proprement dit ;

Quelles données pouvons-nous traiter ?

Nous expliquons ci-après les données que nous pouvons traiter vous concernant, en fonction de votre relation avec SDA. Cela ne veut pas dire que nous disposerons dans tous les cas de toutes les données reprises ci-après. Cela dépendra en effet toujours de la situation concrète et de vos préférences.

Visiteurs de notre site internet

Si vous visitez notre site internet, nous pourrons traiter les données suivantes vous concernant au moyen de cookies et de fonctions prévues sur le site (par ex. formulaire de contact).

Clients et partenaires

Nous pouvons, pour nos (personnes de contact auprès de nos) clients et partenaires actuels, passés et futurs, traiter les données suivantes. Les données vous concernant que nous traiterons concrètement dépendront naturellement des services concrets de recrutement et de sélection auxquels vous ferez appel en tant que client ou de la manière dont vous nous aiderez en tant que partenaire dans la prestation des services précités à nos clients. 

Candidats

Nous pouvons traiter les données suivantes concernant nos (personnes de contact auprès de nos) actuels, anciens et futurs candidats à des fonctions auprès de nos clients. Même chose pour les candidats faisant directement appel à nos services, les personnes faisant appel à nous pour la prestation de services en dehors des services classiques de recrutement et de sélection (par ex. formation CEO), et les personnes posant leur candidature à un poste au sein même de SDA. Les données traitées concrètement dans ce cas dépendront naturellement dans une large mesure des données fournies par vos soins dans le cadre de votre candidature ou du service spécifique. 

Catégories spéciales de données

En principe, nous ne traiterons aucune catégorie spéciale de données (par ex. données médicales, opinions politiques, convictions religieuses ou philosophiques, affiliation à une organisation syndicale), à moins qu'elles ne nous soient transmises avec votre consentement exprès.

Il peut être nécessaire, pour l'exécution du contrat (par ex. la présentation ou l'évaluation de votre candidature), que nous vous demandions de pouvoir consulter votre extrait de casier judiciaire ou d'autres données à caractère personnel relatives à des condamnations pénales ou à des faits punissables. Nous ne traiterons cependant pas davantage ces informations et vous demandons donc de ne pas nous en fournir de copie. Dans le cas où de telles informations seraient demandées par d'autres parties, nous vous demanderons – dans la mesure du possible – de transmettre directement ces informations à la partie requérante. 

Quelles sont les bases juridiques du traitement de vos données ?

Nous ne traiterons vos données qu'à des fins légitimes et le traitement reposera toujours sur les motifs de traitement énumérés dans le Règlement général sur la protection des données (RGPD ou GDPR).

D'une manière générale, nous traiterons vos données parce que cela est indispensable pour l'exécution ou la résiliation du contrat avec nos clients, candidats et partenaires et pour pouvoir vous fournir nos services ou vous permettre de nous fournir vos services.

Nous pouvons également traiter vos données en fonction de nos intérêts légitimes qui, dans des cas spécifiques, pourront primer sur tout inconvénient éventuel qui pourrait en résulter pour vos droits. Nous avons prévu dans ce cas une évaluation minutieuse de vos intérêts et des nôtres en vue d'une application légitime. Vous aurez par ailleurs toujours le droit de vous opposer au traitement de vos données fondé sur nos intérêts légitimes. Si nous pouvons nous fonder sur nos intérêts légitimes, il s'agira selon le cas d'un des intérêts spécifiques ci-après :

Nous pouvons du reste traiter vos données sur la base de votre consentement (explicite). Nous nous fondons en particulier sur le consentement comme base juridique par rapport à nos candidats pour les reprendre dans notre base de données et présenter leur candidature à des organisations où il existe un emploi vacant correspondant. En cas de consentement verbal pour le traitement de vos données à caractère personnel, nous vous enverrons toujours un e-mail confirmant votre accord. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en nous contactant. Nous vous demandons de toujours confirmer par écrit le retrait verbal de votre consentement ou de retirer votre consentement par e-mail ou par courrier.

Enfin, nous traiterons vos données à des fins légales pour respecter les obligations légales nous incombant. Nous sommes ainsi tenus par la loi de donner suite à vos requêtes fondées sur la loi et la réglementation en matière de protection des données, et devons, en tant qu'entreprise, conserver les documents comptables pertinents pendant la durée légale.

En cas de traitement de vos données à d'autres fins que celles pour lesquelles elles ont été collectées, nous vous contacterons et vous proposerons nos services et/ou demanderons votre consentement le cas échéant. Si ce contact se fait par téléphone, nous vous enverrons ensuite un e-mail indiquant que vos données seront traitées conformément à la présente déclaration.

Pourquoi collectons-nous vos données ?

Nous collectons vos données à différentes fins.

La communication de vos données peut parfois être indispensable pour la prestation de nos services. Vous ne pourrez par exemple pas postuler pour un des emplois vacants pour lesquels nous recrutons sans nous communiquer certaines données et sans que nous puissions transmettre ces données à l'entreprise ou à l'autre organisation cliente ou partenaire de la nôtre et où l'emploi est vacant. Cela nous semble logique dans la mesure où notre client ou le client de notre partenaire ne disposerait pas autrement d'informations suffisantes pour évaluer votre candidature. 

En cas de traitement de vos données à caractère personnel dans un but autre que celui pour lequel elles ont été obtenues, nous vous contacterons avant de traiter ces données plus avant.

Combien de temps conservons-nous vos données ?

Nous ne conservons pas vos données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées. 

Attendu que la période pendant laquelle les données peuvent être conservées dépendra des finalités pour lesquelles les données auront été collectées, la période de conservation pourra varier selon la situation. Une législation spécifique peut parfois nous obliger à conserver les données pendant une certaine période. Nos délais de conservation des données à caractère personnel reposent sur les exigences légales et sur une pondération entre vos droits et attentes et ce qui est nécessaire et utile pour la prestation de nos services, ou pour vous permettre de nous fournir vos services. 

Nous pouvons par exemple conserver certaines données et une certain correspondance pour vous proposer, à l'avenir, des services similaires aux services que nous vous avons déjà proposés. Nous pouvons ainsi par exemple faire à l'avenir des propositions et offrir des services intéressants aux anciens candidats.

Les données à caractère personnel qu'il n'est plus nécessaire de conserver seront supprimées ou anonymisées. Si cela n'est pas possible (techniquement), par exemple parce que vos données sont conservées dans des archives de sauvegarde, vos données seront conservées mais ne seront plus traitées et nous les supprimerons dès que cela sera possible.

Qui nous transmet vos données ?

Nous pouvons recevoir vos données directement de nos clients, de sources publiques ou de tiers. 

Si nous recevons vos données de nos clients (par ex. en tant que personne de contact ou candidat potentiel), et n'intervenons pas uniquement dans ce cas comme sous-traitant (par ex. lorsque nous effectuons simplement un assessment, un test ou une évaluation spécifique de la personne concernée), nous prendrons toutes les mesures raisonnables pour vérifier que les données ont été collectées et traitées légalement par notre client, et que les données peuvent nous être transmises en vertu de la base juridique invoquée. Si cela n'est pas le cas, nous refuserons le traitement des données en question.

Si nous obtenons vos données auprès de sources externes (publiques ou non) et traitons vos données en tant que responsable de traitement dans nos systèmes, nous vous informerons du traitement de vos données au plus tard au moment de notre premier contact avec vous. 

Outre la consultation de sources publiques, comme la Banque-Carrefour des Entreprises, les communiqués de presse, votre profil sur les réseaux sociaux professionnels et d'autres informations accessibles au public, nous avons des partenariats avec différents partenaires tels que des sociétés spécialisées dans la collecte d'informations relatives aux entreprises, des sociétés spécialisées dans la fourniture de listes de prospection et d'autres fournisseurs de données. 

Si nous traitons plus avant des données de sources externes à d'autres fins que celles pour lesquelles elles ont été collectées, nous vous contacterons et vous proposerons nos services et/ou vous demanderons votre consentement pour le traitement de vos données afin que vous soyez informé(e) du traitement de vos données. Si ce contact se fait par téléphone, nous vous enverrons un e-mail indiquant que vos données seront traitées conformément à la présente déclaration.

Où conservons-nous vos données ?

Vos données à caractère personnel seront conservées principalement sur des systèmes informatiques en Belgique. La gestion de certains de nos systèmes IT est toutefois sous-traitée à des tiers conservant les données dans l'Espace économique européen (EEE). Nous avons également fait appel à des prestataires de services informatiques se trouvant en dehors de l'EEE, ce qui signifie que vos données à caractère personnel peuvent aussi être conservées en dehors des pays précités. Nous nous conformons néanmoins dans ce cas aux exigences du RGDP pour assurer une protection adéquate de vos données dans ces pays tiers. Ces prestataires de services externes (par ex. la société qui héberge notre site internet) interviennent comme sous-traitants de données en notre nom (voir aussi ci-après).

Nous ne partagerons vos données avec les prestataires de services externes précités que dans la mesure du nécessaire pour la finalité en question. Ceux-ci ne pourront pas utiliser les données à d'autres fins. Ces prestataires de services sont par ailleurs tenus contractuellement de garantir la confidentialité de vos données à travers un « contrat de sous-traitance » conclu avec ces parties.

Nous et nos sous-traitants avons pris les mesures (de précaution) physiques, techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données à caractère personnel contre toute perte ou toute forme de traitement illégal. L'accès à vos données est réservé au personnel et à des tiers si cet accès est indispensable pour des finalités légitimes et commercialement pertinentes. 

Partageons-nous vos données avec des tiers ?

Nous avons fait appel à plusieurs sous-traitants de données pour le traitement de vos données en notre nom, dont les entreprises liées, InterSearch Worldwide et ses membres, les prestataires de services IT et d'autres prestataires de services. Nous pouvons aussi partager vos données à caractère personnel avec d'autres tiers si cela est nécessaire aux fins pour lesquelles les données ont été collectées. Si vous posez par exemple votre candidature à un emploi précis, nous pourrons dans certains cas transmettre vos données aux entreprises en question ou autres organisations clientes chez nous ou auprès de nos partenaires et intéressées par votre profil.

Concrètement, cela aura pour conséquence, pour autant que cela soit nécessaire comme spécifié ci-après, que nous partagerons vos données avec les tiers suivants aux fins suivantes, ces tiers intervenant dans certains cas comme sous-traitants en notre nom :

  • sociétés de courrier, sociétés de transport et de distribution en ce qui concerne vos données de contact en vue de l'envoi de courrier, à vous en tant qu'actuel, ancien ou futur client, partenaire ou candidat ;
  • fournisseurs de services de paiement pour les données pertinentes pour le traitement de vos paiements à nous en tant que client ou partenaire, ou pour le traitement de paiements (remboursements) par nous à ces parties, en vue de la gestion de l'administration des paiements au sein de notre entreprise ;
  • sous-traitants nous aidant dans le domaine informatique pour l'exploitation de notre entreprise, en vue d'une gestion digitale efficace des données au sein de notre entreprise, dont la conservation de nos fichiers de clients, candidats et partenaires, l'envoi aux clients, candidats et partenaires d'e-mails transactionnels comme aux clients dans le cadre de l'exécution de notre mission, aux candidats pour les inviter à des entretiens ou aux partenaires dans le cadre de l'exécution du contrat, l'envoi d'e-mails en vue de la promotion de nos activités commerciales, l'hébergement et la gestion de notre site internet, des boîtes mail, la compréhension de la manière dont vous utilisez notre site internet au moyen des services proposés par Google Analytics, la gestion de notre agenda ;
  • les processeurs qui nous assistent dans le domaine informatique afin d’optimiser et de numérises nos processus commerciaux et notre processus de recrutement proprement dit ;
  • les entreprises ou autres organisations clientes chez nous ou auprès de nos partenaires, proposant des offres d'emploi correspondant à votre profil, ou pour lesquelles vous posez spécifiquement votre candidature, en particulier les dirigeants au sein de ces entreprises ou organisations et les personnes en charge des RH au sein de ces entreprises ou organisations ;
  • InterSearch Worldwide (réseau international de sociétés d'executive search) et autres entreprises membres de ce réseau lorsque nous estimons qu'il est recommandé de les impliquer dans une mission (potentielle) (par exemple en raison du caractère international de la mission (potentielle), ou en cas de besoin d'informations spécifiques pouvant être très utiles pour la conclusion d'une mission avec un résultat optimal), à condition toutefois que les données que nous partageons restent limitées à ce qui semble utile et avec partage dans les cas normaux de très peu voire pas du tout de données à caractère personnel portant en outre uniquement sur des clients (potentiels) et jamais sur des candidats, sauf accord spécifique de votre part en tant que candidat ;
  • les partenaires auxquels nous faisons appel dans le cadre de l'offre et de la prestation de nos services de recrutement et de sélection, pour leur permettre de nous aider dans la fourniture de nos services à vous en tant que client ;
  • les organes publics et professions réglementées comme les comptables et avocats, en vue du respect de nos obligations légales en tant qu'entreprise, et de la défense efficace de nos intérêts dans le cadre d'un éventuel litige juridique, en ce qui concerne les données strictement indispensables dans ce cas.

Certaines de ces parties externes se trouvent en dehors de l'EEE. Si vous postulez par exemple pour une fonction en dehors de l'EEE, nous pourrons, dans certains cas, transmettre vos données à l'entreprise ou autre organisation se trouvant en dehors de l'EEE. Si nous transmettons des données à des parties externes établies en dehors de l'EEE, nous veillerons à ce que les transferts de données à caractère personnel s'effectuent conformément à la législation en la matière et à ce qu'il existe un niveau de protection approprié. Nous mettrons en outre des garanties en place pour ces transferts, comme des dispositions contractuelles types.

La transmission de vos données aux parties identifiées ci-dessus aux fins indiquées reposera selon le cas sur (1) la nécessité pour l'exécution du contrat que nous avons avec vous en tant que client, candidat ou partenaire, ou pour prendre des mesures à votre demande avant la conclusion d'un tel accord, (2) nos intérêts légitimes, (3) la nécessité de répondre à une obligation légale nous incombant , ou (4) votre consentement.

4.    Quand intervenons-nous comme responsable du traitement ?

Nous interviendrons comme responsable de traitement pour les données concernant (les personnes de contact auprès de) nos clients et partenaires actuels dans le cadre de notre collaboration. Il en ira de même pour les données concernant (les personnes de contact auprès des) nouveaux clients et partenaires potentiels, par exemple dans le cadre d'une demande de renseignements concernant nos services. Nous interviendrons également comme responsable de traitement pour les données de personnes faisant appel directement à nous pour un service sortant du cadre des services classiques de recrutement et sélection (par ex. formation pour CEO), et les données de candidats-collaborateurs posant leur candidature pour un emploi chez nous. 

Dans le cadre des services de recrutement et sélection que nous proposons à nos clients et impliquant le traitement de données de candidats, une distinction doit toutefois être opérée. Par rapport aux candidats, nous interviendrons en effet dans ce cas en différentes qualités au regard de la législation en matière de protection des données. Nos services sont dans ce cas répartis selon trois composantes : 

(i)             Enregistrement de candidats dans notre base de données

Si nous vous reprenons dans notre base de données de candidats potentiels, nous interviendrons comme responsable de traitement. Il s'agira de la simple reprise dans nos bases de données, de manière à pouvoir présenter ultérieurement votre candidature à des clients si nous jugeons votre profil adapté. 

À partir du moment où nous procéderons à la présentation de votre candidature à un de nos clients, nous agirons avec ce clients comme responsables conjoint de traitement pour les processus de traitement ultérieurs s'y rapportant, comme exposé ci-après. 

(ii)            Recrutement & sélection

Lorsqu'un client fait appel à nous pour chercher la personne la plus indiquée pour occuper une certaine fonction dans la société, nous agissons avec ce client spécifique comme responsables conjoints de traitement. 

Cela signifie que nous fixons l'objectif et les moyens pour le traitement de vos données avec ce client et partageons les responsabilités dans ce cas. Dans le cadre d'une telle mission, nous vérifions en principe notre propre base de données. Le client est toutefois libre de proposer d'éventuels candidats que nous prenons alors aussi en considération pour l'exécution de notre mission. 

Cette responsabilité conjointe prend effet au moment où nous proposons votre candidature au client, ou à partir du moment où le client nous demande de reprendre votre candidature dans notre recherche d'un profil approprié à une fonction concrète. La responsabilité conjointe prend fin au moment de la prise d'une décision définitive concernant votre candidature.  

Pour de plus amples informations sur le cas où nous agissons comme responsables conjoints de traitement avec un de nos clients, nous renvoyons au titre 5de la présente Déclaration de respect de la vie privée. 

(iii)           Assessments, tests ou évaluations spécifiques

Si nous effectuons un assessment, un test ou une évaluation spécifique pour le compte d'un client d'une personne désignée par ce client, nous intervenons uniquement dans ce cadre comme sous-traitant. Nous sommes alors strictement tenus dans ce cas aux instructions du client. Dans ce cas, le responsable de traitement n'est pas SDA mais bien notre client et nous vous renvoyons à sa propre politique et déclaration de respect de la vie privée. Dans pareille situation, vous devez donc en principe adresser vos questions, demandes ou plaintes à cette dernière partie. 

Si nous recevons malgré tout une question, demande ou plainte dans le cadre de cette activité, nous la soumettrons pour traitement au client nous ayant donné la mission.

(iv)           Optimiser le processus de recrutement

Notre mission et notre vision consistent à mettre le bon candidat au niveau de management en contact avec l’entreprise idéale, et ce de manière efficace. Pour ce faire, SDA traite les données professionnelles non seulement pour proposer le candidat le plus approprié, mais aussi pour optimiser ce processus. À cette fin, nous agissons en tant que contrôleur de données. Dans ce cas, nous pouvons traiter des données personnelles afin de rendre notre processus de recrutement aussi efficace que possible au moyen d’outils automatiques qui remplacent les tâches manuelles effectuées par nos employés.

5.    Recrutement et sélection : responsabilité conjointe avec nos clients

Dans le cadre de nos services de recrutement et de sélection à nos clients, nous intervenons, comme déjà expliqué sous le titre 4 , pour une partie des processus de traitement avec nos clients comme responsables conjoints de traitement. Cela signifie que nous fixons le but et les moyens pour le traitement de vos données avec un client spécifique et partageons de ce fait la responsabilité à ce sujet. Pareille situation se présente lorsque le client fait appel à nous pour chercher la personne la plus indiquée pour occuper une position précise dans la société.

Lorsque nous disposons de vos données en tant que candidat, vous avez toujours le droit, sur la base de votre droit de regard, de nous demander d'identifier les clients à qui nous avons communiqué vos données dans le cadre d'une mission de recrutement et sélection.

Dans notre contrat avec le client, nous avons fixé des accords pour le cas où nous agissons ensemble comme responsables conjoints de traitement. Nous avons dans ce cas fixé la répartition de nos responsabilités respectives. 

Nous vous informerons toujours en tant que candidat sur nos processus de traitement par l'intermédiaire de cette Déclaration de respect de la vie privée, à moins que vous n'ayez déjà reçu toutes les informations pertinentes de notre client. Nous veillerons en outre toujours, nous-mêmes et le client, au respect des responsabilités en vigueur pour chaque responsable de traitement en vertu du RGPD. 

Nous et nos clients nous sommes par ailleurs engagés mutuellement à nous soutenir pour le respect du RGPD. 

Notre client est par ailleurs tenu contractuellement de supprimer les données de candidats fournies par nos soins dès que celles-ci ne sont plus d'aucune utilité, par exemple parce que le client a décidé définitivement de ne pas engager le candidat.

À qui vous adresser dans ce cas en tant que personne concernée ?

Vous pouvez dans ce cas vous adresser à nous ainsi qu'à notre client à qui nous avons transmis vos données en vue de votre engagement éventuel. 

Nous et le client nous informerons mutuellement des demandes et/ou plaintes reçues dans le cadre de nos activités de traitement en tant que responsables conjoints de traitement. 

Dans ce cas, le traitement de votre demande sera confié à la partie la mieux placée au regard de votre demande et/ou plainte concrète. Dans tous les cas, SDA et le client se soutiendront mutuellement dans le règlement de telles demandes et plaintes.

Par ailleurs, il est possible que nos clients conservent et traitent un nombre limité de données à caractère personnel vous concernant en tant que candidat, après que nous les ayons transmises. L'objectif peut être de vérifier quelles procédures de candidature de quels candidats sont passées par nous et comment chaque procédure s'est déroulée. Pour ce faire, nos clients agissent en tant que responsables du traitement exclusifs. Par conséquent, pour ce traitement, nous vous renvoyons aux déclarations de protection de la vie privée de nos clients (dont vous pouvez nous demander les coordonnées à tout moment).

Pour le stockage et le traitement effectués par le client lui-même, nous vous renvoyons au client lui-même (dont vous pouvez nous demander les coordonnées à tout moment).

6.    Quels sont vos droits ?

Vous avez divers droits à l'égard des données à caractère personnel que nous collectons à votre sujet. Si vous souhaitez utiliser un des droits repris ci-après, veuillez nous contacter au moyen des données de contact reprises sous le titre 1, ainsi que sous les titres 8 et 9 de la présente Déclaration de respect de la vie privée.

Vous disposez plus précisément des droits suivants :

Droit de consultation et de copie

Vous avez le droit de consulter vos données et d'en obtenir une copie. Ce droit comprend également la possibilité de demander des renseignements complémentaires concernant le traitement de vos données, notamment en ce qui concerne les catégories de données traitées à votre sujet et les finalités de ce traitement.

Droit de modification ou de rectification

Vous avez le droit de faire modifier vos données si vous estimez que nous ne disposons pas de données correctes.

Droit à l'effacement (droit à l'oubli)

Vous avez le droit de demander la suppression de vos données sans délai déraisonnable. 

Nous ne serons cependant pas toujours en mesure d'accéder (totalement) à une telle demande, notamment si la loi exige la conservation de certaines données pendant une durée précise.

Droit à la limitation du traitement

Vous avez le droit de limiter le traitement de vos données. Le traitement sera de cette manière interrompu temporairement jusqu'à ce qu'il y ait par exemple plus de certitudes quant à leur exactitude.

Droit d'opposition

Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données fondé sur nos intérêts légitimes. Cela doit se faire en vertu de motifs spécifiques à votre situation. Nous devrons dans ce cas cesser le traitement, sauf motifs légitimes impérieux de poursuivre le traitement.

Vous pouvez toutefois toujours vous opposer à l'utilisation de vos données à des fins de marketing direct, avec obligation dans notre chef d'arrêter le traitement à ces fins.

Droit à la portabilité des données

Vous avez le droit de recevoir les données que vous nous transmettez personnellement sous une forme structurée, pratique et lisible par des machines pour pouvoir les communiquer facilement à une autre organisation.

L'exercice des droits précités sera toutefois soumis à certaines exceptions en vue de protéger l'intérêt général, nos intérêts et les intérêts d'autres individus.

Si vous déposez une demande d'exercice de vos droits, nous vérifierons d'abord votre identité en vous demandant une copie de votre carte d'identité en cas de doute raisonnable sur votre identité. Cela nous permettra d'éviter que vos données ne tombent entre de mauvaises mains. Nous vous demanderons dans ce cas de cacher les données non pertinentes comme votre numéro de registre national et la photo.

En principe, l'exercice de vos droits est gratuit. Si votre demande est manifestement infondée ou excessive, nous pourrons vous facturer des frais raisonnables à la lumière des frais administratifs engagés. Dans ce même cas, cependant, nous pourrons également choisir de ne pas donner suite à votre demande. Vous serez toujours informé(e) le cas échéant des motifs justifiant cette décision. 

Dans tous les cas, nous vous informerons toujours au plus tard dans un délai de 4 semaines (pour les demandes simples) ou de 3 mois (pour les demandes complexes ou multiples) sur les suites réservées à votre demande. Dans ce dernier cas, nous vous informerons sur les raisons de l'allongement du délai de réponse normal.

7.    Modifications de la déclaration de respect de la vie privée

Nous pouvons décider unilatéralement d'apporter des modifications à la présente Déclaration de respect de la vie privée. Dans ce cas, la nouvelle version prendra effet immédiatement. La version la plus récente sera toujours disponible sur notre site web. En cas de modification substantielle de la présente Déclaration de respect de la vie privée vous concernant, nous vous en informerons - si possible - directement. La date de la dernière modification de la présente Déclaration de respect de la vie privée est reprise dans le bas.

8.    Quelles sont vos possibilités de réclamation en tant que personne concernée ?

Malgré tous les moyens mis en œuvre pour protéger votre vie privée et respecter la législation en la matière, vous pouvez ne pas être d'accord avec notre manière de collecter, utiliser et/ou traiter vos données à caractère personnel. 

Dans ce cas, il vous sera naturellement toujours loisible de nous contacter, mais vous disposerez également d'autres possibilités de plainte.

En cas de plainte, vous pouvez toujours nous contacter au moyen des données suivantes :

Groupe Schelstraete Delacourt Associates
à l'att. de : plainte - département privacy
Bagattenstraat 165
B-9000 Gent/Gand
Belgique

Vous pouvez également introduire une plainte auprès de l'autorité de surveillance de la protection des données de l'État membre de l'EEE où vous résidez habituellement, avez votre lieu de travail ou où l'infraction présumée a été commise. Comme nous exerçons principalement nos activités en et au départ de la Belgique, nous vous renvoyons ci-après aux données de contact de l'autorité belge de protection des données. Pour de plus amples informations et les données de contact de l'autorité de surveillance de chaque État membre de l’EEE, nous vous renvoyons à la page internet suivante du Comité Européen de la Protection des Données : https://edpb.europa.eu/about-e.... 

Autorité belge de protection des données

Vous pouvez joindre l'autorité belge de protection des données : 

Autorité de protection des données
Rue de la Presse 35
1000 Bruxelles
Belgique 

En cas de préjudice, vous pouvez aussi, en seconde instance, introduire une demande en dommages et intérêts auprès du tribunal compétent de l'État membre de l'EEE où vous résidez habituellement. 

Pour de plus amples informations sur les plaintes et possibilités de recours, nous vous invitons à consulter le site web de l'Autorité de protection des données : https://www.autoriteprotectiondonnees.be/citoyen/agir/introduire-une-plainte. 

9.    Où obtenir des informations complémentaires ?

Nous avons désigné un Fonctionnaire externe en charge de la Protection des données (FPD). Si vous n'êtes pas satisfait(e) des réponses données à vos questions, ou si vous avez des questions ou recommandations pour notre FPD concernant la protection des données dans le contexte de nos activités, vous pouvez toujours prendre contact directement avec le Fonctionnaire en charge de la Protection des données :

Groupe Schelstraete Delacourt Associates
à l'att. du DPD
Bagattenstraat 165
B-9000 Gent/Gand
Belgique